Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter med största respekt och i enlighet med gällande lagstiftning. I vår policy beskriver vi hur vi samlar in personuppgifter och varför de är nödvändiga för vår verksamhet. Vi beskriver också hur vi lagrar personuppgifter och hur länge vi behåller dem. Policyn beskriver slutligen också vilka rättigheter du har och du är alltid välkommen att ställa frågor eller ifrågasätta vårt arbete.
Om du har frågor eller synpunkter på hur vi hanterar GDPR och dina personuppgifter så är du alltid välkommen att kontakta ansvarig för hantering av personuppgifter via epost på info@txfastigheter.se eller ringa till kontoret på telefon 010-456 55 99.
Personuppgifter, insamling och syfte
Hur vi samlar in dina personuppgifter
Med personuppgifter avses alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som person, och de flesta av dina personuppgifter får vi direkt av dig. Viss kompletterande information kan samlas in i urvalsprocessen till nya hyresgäster.
Vi samlar in personuppgifter för några olika syften. Dels i samband med du själv lämnar in intresseanmälan att bli boende i en av våra lägenheter, och dels i samband med vår urvalsprocess att välja ny hyresgäst och slutligen då avtal sluts med ny hyresgäst. Nästan all information vi samlar in kommer direkt från dig själv, men i vissa lägen tar vi också referenser från tidigare hyresvärd, och från arbetsgivare samt kreditupplysning. I texten nedanför beskriver vi detta mer detaljerat.
Vilka personuppgifter vi samlar in, syfte och hur länge vi behåller dem
Nedan har vi specificerat vilka personuppgifter vi samlar in vid olika situationer.
När du skickar in intresseanmälan till en lägenhet
När du skickar in intresseanmälan behandlar vi de uppgifter du fyller i vårt formulär på hemsidan, det vill säga ditt namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, yrke, anställning, lönenivå, hur många barn du har och även de önskemål du har på ditt boende. Om ni är två personer som söker tillsammans så lagrar vi er information tillsammans. Vi behåller allmänna intresseanmälningar i sex månader och anmälningar till specifika hyresobjekt raderar vi direkt efter att vi skrivit avtal med ny hyresgäst.
I urvalsprocessen till att välja ny hyresgäst
Om vi går vidare med en intresseanmälan behöver vi kontrollera att potentiell hyresgäst har god betalningsförmåga och att lägenheten är rätt för dem. Vi tar referenser, det vill säga ringer, till tidigare hyresvärd och arbetsgivare. Innan vi tar referenser kommer den aktuella sökanden att informeras om detta. Vi tar också alltid kreditupplysning. Om intresseanmälan inte leder till ett hyresavtal raderas informationen när kontrakt är klart med en annan intressent.
När vi skriver avtal – hyreskontrakt
För att reglera hyresavtal behövs också en del personuppgifter. De uppgifterna ser du själv när du skriver på kontraktet. Det är exempelvis namn, personnummer, epostadress, telefon, och i de fall önskemål finns om autogiro, de betalningsuppgifter som krävs för att administrera betalning. Kontraktets personuppgifter lagras dels fysiskt och dels i vårt IT system för att hantera lägenheter och administrera hyror. Vi rensar löpande kontraktsuppgifter från hyresgäster som har avflyttat och behåller bara aktuell data.
Utökad lagring av personuppgifter
Vi kan komma att spara dina uppgifter längre än vad vi specificerat ovan om vi måste det enligt lag, till exempel för bokföringsändamål, eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en rättsprocess.
Behandling av personuppgifter
Det är viktigt att du är medveten om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, och det är en självklarhet att de ska hanteras på ett lagligt sätt.
Intresseanmälningar har lämnats in frivilligt av sökande och vi gör inte någon bearbetning av den informationen utan hanterar respektive intresseanmälan separat. När de inte är aktuella raderas de.
De personuppgifter vi registrerar och behandlar görs då detta är nödvändigt för att fullgöra ett hyresavtal och en del av uppgifterna behövs sedan för att fortsatt fullgöra vårt kontrakt. Kontraktsuppgifter lagras dels fysiskt och dels i vårt administrativa system. Uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna administrera betalningar och genomföra åtgärder i lägenheterna på ett fullgott sätt.
Personuppgifter som delas med externa parter
För att fullfölja vårt åtagande som hyresvärd behöver vi ge ut vissa personuppgifter till externa samarbetsparter. Vi ger i de fallen bara ut begränsat med uppgifter. Normalt sett kan det vara namn och boendeadress, samt i vissa fall telefonnummer för kontakt. Samarbetspartners kan vara jourtjänst, elföretag, VVS företag och liknande som behöver kontaktdetaljer för att boka åtgärd i aktuell lägenhet.
Skydd av personuppgifter
Vi är ett litet företag och antalet personer som har tillgång till dina personuppgifter är mycket begränsat. Endast personer hos oss som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med ändamålen som angetts ovan har tillgång till personuppgifterna. De leverantörer vi har som vi delar personuppgifter med kommer endast behandla de personuppgifter som krävs för deras uppdrag och gällande de administrativa system vi arbetar med så finns tydliga avtal som reglerar systemleverantörens hantering av personuppgifter.
Dina rättigheter
Rätt till rättelse, invändning, radering och begränsning
Om personuppgifterna som vi behandlar om dig är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade, kompletterade eller raderade. Du har till exempel rätt att få dina personuppgifter raderade om de inte längre behövs för ändamålet för vilket de samlades in, så länge vi inte måste spara dina uppgifter enligt lag eller för att försvara ett rättsligt anspråk.
Rätt att ta del av uppgifterna
Du har rätt till att begära mer detaljerad information om hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Du har också rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig. En sådan begäran kan ske skriftligen, och med egenhändig namnteckning, till TX Fastigheter. Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart och överföringsbart format om detta är tekniskt möjligt.
Rätt att klaga
Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med att vi hanterar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Om du ändå anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt får du gärna höra av dig till oss. Du har också möjlighet att lämna in klagomål till Integritetsskyddmyndigheten.
Information om ändringar
Om det genomförs några ändringar gällande behandlingen av dina personuppgifter kommer vi att informera dig om detta genom att uppdatera vår policy och publicera detta på vår hemsida.
Övriga frågor
Är det frivilligt att tillhandahålla personuppgifter till oss?
Intresseanmälan till en lägenhet är naturligtvis helt frivillig och du kan när som helst begära att vi ska radera dina uppgifter. Däremot krävs personuppgifter för att vi ska kunna skriva ett avtal i samband med hyreskontrakt.
Hanterar ni några minderårigas personuppgifter?
Vi behandlar inte personuppgifter om personer under 18 år.
Behandlar ni några personuppgifter utanför Sverige/EU/EES?
Nej